Informatização de Arquivos: usos e benefícios

Tarefas arquivisticas que podem ser realizadas através de softwares específicos;

· Elaboração de planos de classificação

· Sistemas de protocolo(trânsito de documentos gerados e recebidos)

· Elaboração de documentos administrativos e técnicos com recursos gráficos avançados

· O uso do e-mail como meio de difusão de informações

· Buscas de informações(pesquisas) de interesse para o trabalho arquivistico

Uso: Sistema de banco de dados - Gerenciamento de documentos em suportes tradicionais

Objetivo: facilitar o gerenciamento arquivistico de documentos em suportes tradicionais

Benefícios

· Possibilidade de cadastramento e recuperação de dados- indexação

· Localização rápida de documentos

· Tabela de temporalidade eletrônica

Uso: Gerenciamento de documentos digitalizados(scaneados)- “Document imaging” - Documentos convertidos disponíveis em rede intranet ou em outras mídias

Objetivo: agilizar os processos de trabalho

Benefícios

· Possibilidade de salvar documentos em estado de conservação ruim ou péssimo- preservação de documentos essenciais

· Redução no tempo de acesso à documentação

· Automatização dos processos de trabalho- agiliza a distribuição de documentos

Uso: Gerenciamento de documentos criados em meio digital- “Document management” - Documentos gerados eletronicamente

Objetivo: agiliza os processos de negócio e as tomadas de decisão.

Benefícios

· Gerencia e controla a criação, uso, o que esta sendo modificado ou referenciado por outros documentos

· Documentos disponíveis em rede intranet, internet ou em outras mídias

· Disponibiliza os documentos em tempo real para os diversos usuários

Publicações

Nesta página você encontrará dicas de literatura da área, ela lhe servirá de apoio para os seus estudos e pesquisas, será atualizada constantemente com ótimas indicações e novidades.


Repositórios de artigos científicos

1. Arquivística.net
2. Arquivo Nacional - Publicações
3. CPDOC - Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil
4. Scielo
5. IBICT - Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia
6. Revista Ponto de Acesso 

Publicações digitais

1. Noções de Arquivologia - Biblioteca Ministério do Planejamento
2. Sua Profissão: Saiba mais sobre Arquivologia - Jornal A Tarde
3. Princípios Éticos do Arquivista - ABA
4. Código de Ética do Arquivista - CLAE
5. Arquivista - Brasil Profissões

Livros – Arquivologia



Fonte da imagem: Submarino

Informações sobre este livro no texto Indicação de leitura: Livro Arquivologia para Concursos

Prontuário médico ou Prontuário de paciente?

As instituições que prestam serviços de assistência à saúde englobando os hospitais, clínicas, e centros especializados de saúde se utilizam de documentos que servem de auxilio e suporte na assistência à saúde dos indivíduos, dentre eles destaca-se o prontuário de paciente mais comumente conhecido como prontuário médico.

O prontuário de paciente é um documento em forma de dossiê (conjunto de documentos a respeito de um assunto ou individuo), com a finalidade de registrar informações que se refere a todo o processo de tratamento médico e/ou assistência a saúde ao paciente na instituição.

Alguns estudiosos da área de saúde utilizam a expressão “prontuário médico” ao se referir ao conjunto de documentos que formam um dossiê a respeito da trajetória clinica de um paciente numa instituição de saúde. Sobre isto o Conselho Federal de Medicina (CFM), define prontuário médico na sua resolução nº 1.638 / 2002:

o documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, gerados a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo

Nesta perspectiva, pode-se conceber o “prontuário médico” como prontuário de paciente, já que o atendimento e o registro das informações são centrados no paciente, dando um caráter mais individualizado ao registro do tratamento ou assistência fornecida.

O prontuário nas instituições de saúde tem um papel fundamental na atividade – fim; servindo de apoio ao processo de atenção à saúde, registro legal das ações médicas, apoiando o ensino e a pesquisa e o gerenciamento dos custos da assistência prestada, entre outros. Dessa forma, o prontuário é importante para o paciente, para o hospital, para a equipe de saúde, e para o ensino e a pesquisa na área de saúde, contribuindo para o sucesso no atendimento médico e também com o desenvolvimento da ciência.

Preservação de documentos

No centro das discussões acerca da preservação de documentos, vem à tona a conservação como se fosse um termo sinônimo ou equivalente a preservação. No entanto, muitos estudiosos da área acreditam que preservação documental se distingue de conservação, embora seja possível afirmar que existem inter-relações entre elas. Dessa forma, é importante a priori, estabelecer a definição destes termos a fim de abordar o assunto de forma mais apropriada.

Sobre este tema a Organização das Nações Unidas para a Educação, Ciência e Cultura (UNESCO), no seu documento “Memória Del Mundo – directrizes para la salvaguardia Del patrimônio documental”, afirma:

 “Preservação é a soma das medidas necessárias para garantir a acessibilidade permanente – para sempre – do patrimônio documental.”

Ainda neste documento, sobre conservação diz que: 

“Conservação é o conjunto de medidas específicas que visam evitar uma deterioração posterior do documento original e que requerem uma intervenção técnica mínina.”

Com base nestes conceitos apresentados, entende-se que o foco da preservação é bem maior, no qual se propõe ações globais e específicas em torno da: integridade do documento e da informação bem como do acesso a eles. Neste contexto, a conservação se insere dentro das ações especificas da preservação contribuindo para evitar e combater a deterioração dos documentos.

Preservação → Medidas globais → foco no acervo

↓

Conservação → Medidas específicas → foco no documento

Qualidade: Conceitos e tipos

Conceito de Qualidade 

É uma característica ou atributo dado a um produto ou serviço quando ele atende a requisitos técnicos e/ou normativos visando suprir as necessidades dos clientes. Dessa forma, a qualidade além de contribuir para a melhoria contínua do produto ou serviço ela também colabora para a satisfação e fidelização dos clientes.

Palavras-chave: atendimento a requisitos técnicos e/ou normativos, atendimento as necessidades do cliente, melhoria contínua do produto, satisfação e fidelização de clientes

Qual a diferença de qualidade de produto e qualidade de serviço?

A qualidade de produto pode ser medida por instrumentos e ferramentas, porém não são 100% precisos, já a qualidade de serviços geralmente é medida por outros critérios tais como: grau de satisfação do cliente, baixo índice de queixas reclamação, aumento de fidelização de clientes entre outros aspectos relacionados a relação Empresa-cliente.

Entretanto, no contexto atual da obsessão pela qualidade não se dissocia qualidade de produto da qualidade de serviço, pois empresas que fornecem produtos e empresas que prestam serviços são percebidas pelo cliente da mesma forma, os valores que o cliente percebe (eficiência e eficácia) são aplicáveis nas duas situações. O contexto que o cliente experimenta é que determina se o serviço ou produto foi de qualidade ou não, independente do que seja fornecido.

Destinação de Documentos: Aspectos a considerar

Conforme abordamos no texto Destinação de documentos: Definição e tipos, existe dois caminhos para a destinação de documentos: 1. Recolhimento para o arquivo permanente ou 2. Eliminação, mas para saber o destino correto de cada documento é necessário observar alguns aspectos, é sobre isso que iremos tratar neste texto.

1. Recolhimento para o arquivo permanente


►Estabelecimento de prazos descritos na TTD para recolhimento.
►Relação de documentos a serem recolhidos.
►Modo de acondicionamento dos documentos.
►Determinar setor ou instituição que receberá os documentos e será responsável pelos mesmos.

►Modo de recuperação da informação armazenada.
►Aplicação ou não de tecnologias para a preservação das informações.

2. Eliminação de documentos

►Ausência de valor
►Listagem de documentos a serem eliminados
►Edital de ciência de eliminação de documentos- tornar público o ato de eliminação
►Termo de eliminação de documentos- documento assinado autorizando a eliminação e informações sobre o descarte.
►formas de descarte:
_ Pode ser feita por corte, trituração, incineração e maceração;
_ Venda para empresas de reciclagem.

Fontes de pesquisa:

• Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná
• Resolução 14, 24 out. 2001(CONARQ)
• Dicionário de terminologia arquivística- Instituto de Biblioteca Nacional e do Livro 

Destinação de Documentos: Definição e tipos

DEFINIÇÃO: Destinação compreende todas as ações que se praticam com respeito aos documentos para fixar o seu destino final. Este destino pode ser um dos indicados abaixo:

1. Descarte ou expurgo, que implica em completa eliminação dos documentos
2. Recolhimento para o arquivo quando se visa à sua preservação permanente

1. Descarte ou expurgo, que implica em completa eliminação dos documentos

Destruição de documentos de arquivo que, na avaliação foram considerados sem valor arquivístico e/ou histórico que justificasse a sua guarda permanente. São eliminados os documentos que  já tenham cumprido as funções para os quais foram criados e não apresentam valor secundário para instituição.

2. Recolhimento para o arquivo permanente

Envio dos documentos para a instituição arquivística pública, acompanhados dos instrumentos de recuperação da informação com vistas a sua guarda permanente e acesso público.

Fonte: Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná- Departamento Estadual de Arquivo Público