Unicidade de um documento de Arquivo

Ao buscarmos informações mais completas de unicidade, notamos que há pouca literatura que aprofunde um pouco mais o seu conceito. Isto porque, muitos autores buscam exemplificar com modelos já estabelecidos de documentos, explicando como este fundamento se aplica, mas poucos a definem com exatidão. No entanto, encontramos algumas citações que podem facilitar a compreensão do que venha a ser unicidade. 

Como exemplo se pode citar (DURANTI, 1994), que faz a seguinte observação:

“Cada registro assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence, cópias podem existir, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo de suas relações com os demais registros do grupo é sempre único.”

Nesta observação, a autora quer dizer que, dentro do contexto em que o documento foi criado ele é único, tanto na sua razão de origem quanto na sua razão de aplicação. Pode-se dizer que quando um documento se cria para um determinado objetivo, em geral somente aquele documento pode cumprir esse objetivo. O prontuário do paciente, por exemplo, pode assumir esse caráter único, porque ele é o  único documento que a instituição hospitalar gera e possui que contêm todas as informações referentes ao período de internação do paciente, por não haver outro documento dentro da instituição  de caráter comprobatório e informativo que ateste todos os procedimentos hospitalares realizados, constando inclusive; data, horário, assinaturas e carimbos utilizados.

É importante ressaltar também uma outra visão a respeito da unicidade. Como é o caso da autora (CASTRO, 1988), que considera a unicidade como um critério para um documento de valor histórico-informativo, e acrescenta:

“1º unicidade- a informação contida em um documento, não pode ser encontrada em outras fontes documentais tão completa e utilizável”

Nesta nova abordagem vemos que um documento único ele é insubstituível em seu contexto de criação e utilização. Tratando-se portanto, de um documento singular de valor inigualável . 

Fontes de pesquisa:

DURANTI, Luciana. Registros documentais conteporâneos. Estudos históricos, Rio de Janeiro, V.7, n. 13, jan-jun, 1994.

CASTRO E MORAES, Ástrea de; CASTRO E MORAES, Andresa de.Arquivistica: arquivologia.1.ed. Rio de Janeiro: Ao livro técnico, 1988.

O que é um documento orgânico?

Hoje falaremos sobre documento orgânico e que nada mais é do que a organicidade de um documento de arquivo, para entender este tema é necessário ler antes o post "O que é um documento de arquivo?" pois são termos que estão interligados.

Organismo e documento orgânico

Para a arquivologia, o termo organismo é conhecido como uma empresa, organização, instituição, ou empresa jurídica. Mas (ROSSEAU, 1998) assim define:

“Organismo- é o conjunto de pessoas que tem como finalidade a realização de objetivos comuns ligados a uma mesma missão, que esta seja pública ou privada, e que pode ser considerada pessoa moral”

O referido autor ainda  define  a informação orgânica;

“Informação orgânica é a que foi elaborada, expedida ou recebida no âmbito da missão de um organismo” (ROSSEAU, 1998)

Sabemos que toda empresa produz informações, estas podem estar registradas em vários suportes e tipos de documentos. Porém, as informações geradas e recebidas devem contribuir para o cumprimento da missão da empresa, que é o objetivo principal do seu negócio. Por isso que, para um documento ser orgânico ele precisa ter no seu conteúdo informação orgânica.

A organicidade no documento de arquivo

Para identificar a organicidade no documento de arquivo, é necessário antes compreender o seu significado e importância. Com esse objetivo, trouxemos a definição de (BELLOTO, 2005), que qualifica o termo da seguinte forma;

“Organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos refletem  a estrutura, funções e atividades da entidade produtora, acumuladora em suas  relações internas e externas”

Isto nos faz entender que a organicidade é o resultado das ações administrativas desenvolvidas no organismo que refletem a sua estrutura, função e atividades nos  seus documentos.

 Sob esse ponto de vista, podemos citar duas situações; uma em que a organicidade está presente e outra em que não está.

Na primeira situação, temos uma fábrica de chocolate, que possui no seu acervo os seguintes documentos; dossiê de empregado, balancete anual de 2005, relatório técnico de operação. Através da análise destes documentos e conhecendo um pouco da estrutura organizacional da empresa, podemos estabelecer as seguintes relações;

Documentos	Setor responsável	Classificação adotada
Dossiê de empregado	Recursos humanos	RH- 0001
Balancete anual de 2005	financeiro	FIN- 0002
Relatório técnico de operação	Gerência técnica	GETEC – 0003

Através destas relações, podemos deduzir sobre esses documentos as seguintes informações;

• Foram gerados a partir de atividades internas e externas da fábrica
• Refletem a estrutura funcional da fábrica
• Contém informações úteis a administração da empresa
• É possível estabelecer uma classificação compatível com sua estrutura funcional, entre outros.

Na segunda situação, temos uma loja de suprimentos de informática, contendo no seu acervo os seguintes documentos; cópias de leis sobre transporte, artigo médicos de oftalmologia, certificado de curso de culinária. Neste caso, não há caráter orgânico, pois não é possível estabelecer relações coerentes. Os documentos encontrados são incompatíveis com o negócio da loja, não refletem a estrutura funcional da empresa, não foram gerados a partir das atividades internas e externas da empresa, não contém informações úteis ao negócio e não é possível estabelecer métodos de classificação condizente com a estrutura da loja. Tudo leva a crer nesse caso, que estes documentos não são documentos de arquivo da loja e, portanto não devem ser incorporados ao seu acervo.

Portanto, para saber se um documento é orgânico, ou seja, para que seja verificada a sua organicidade enquanto documento de arquivo, é necessário fazer essa vinculação do documento com a estrutura da empresa e suas atividades, se o documento reflete essa estrutura ele é orgânico, se não refletir não é orgânico.

Acho que agora ficou mais claro, no próximo post falaremos de UNICIDADE, a partir daí você entenderá a ligação existente entre documento de arquivo, organicidade e unicidade, aguardem!


Fontes de pesquisa:

• Fundamentos da Disciplina Arquivística - Jean Yves Rousseau
• Arquivos Permanentes: Tratamento Documental - Heloísa Belloto