Informatização de Arquivos: Problemas e Desafios

Entre as considerações de LOPES, ele retrata a conseqüência do uso indiscriminado de equipamentos informáticos na produção, acúmulo e transmissão de informações arquivisticas e não arquivisticas aumentando o volume de massa documental desnecessária nos arquivos. A razão principal para tal caos reside no fato de não haver uma política de gestão documental adequada dentro das organizações. A falta de estrutura e de um profissional que acompanhe este processo também agrava a situação.

Outra questão também chama a atenção: “os procedimentos arquivistico são adotáveis nos casos das informações gravadas em documentos informáticos”? (LOPES, 1997:128)

Os documentos têm uma relação orgânica e elementos que os referencie sobre o seu trâmite e sua funcionalidade dentro da empresa ou instituição que pertence, resta sabermos se esses elementos que caracterizam os documentos arquivistico estão presentes nos documentos eletrônicos ou informáticos.

Estas problemáticas também não são resolvidas quando se analisa o sistema de ged (SANTOS, 2003:125) abre um espaço para comentar uma colocação de FLORES referente a este aspecto:

“ ... através de uma análise detalhada de uma ferramenta, FLORES coloca em evidência o fato de alguns sistemas de ged não contemplarem as funções arquivisticas, essenciais às informações orgânicas e registradas.”

Outro desafio é a manutenção da processabilidade dos registros digitalizados ao longo do tempo. Entra em discussão, portanto a questão da preservação e o posterior acesso a informação.

A partir daí vem a tona um emaranhado de questionamentos a respeito da função do arquivista nesse contexto.

Será ele o responsável pela criação e implementação destes recursos informáticos?

Embora seja muito proveitoso para o trabalho arquivistico o profissional que domine estas competências, percebemos que este não é o principal papel do arquivista, porque o mais importante para ele o mais importante é conhecer as necessidades arquivisticas e as funcionalidades que os recursos oferecem, saber se elas atendem ou não as expectativas, um estudo e uma análise mais profunda nos esclarecerão sobre isso. No entanto se o responsável por essa análise tiver um conhecimento maior sobre as novas tecnologias, obviamente que este conhecimento será bem valorizado e aproveitado pelo mercado.

Tendo em vista o caos documentário provocado por uma informatização desestruturada é interessante buscar alternativas que estruture melhor a gestão documental dentro das organizações. Nesse sentido podemos pensar em algumas hipóteses:

· Buscar ferramentas e estratégias que viabilize a gestão documental integrada com as novas tecnologias.

· Trabalhar na constituição de normas e padrões que garantam a preservação e acesso à informação na atualidade e para as gerações futuras.

Uma alternativa interessante é uma aliança de forças:

“Quanto ao Brasil, reiteramos que a parceria entre o conarq**, a comunidade acadêmica e as iniciativas governamentais, refletidas no programa na sociedade da informação e governo eletrônico, cria as condições ideais par o estabelecimento de uma política de implementação de sistemas eletrônicos de gerenciamento arquivistico de documentos eletrônicos” (RONDINELLI, 2002:128)

Enfim, é pertinente pensarmos em discussões, alianças, pesquisas, análises, meios que favorecem o estudo dessas questões. Portanto, não podemos ser meros expectadores desse fenômeno informacional, temos que compreende-lo e intervir nos processos que interferem nas práticas arquivisticas e nas necessidades informacionais de uma instituição ou organização.

Referências

LOPES, Luís Carlos. A gestão da informação: as organizações, os arquivos e a informática aplicada. Rio de Janeiro: Arquivo público do estado do rio de janeiro, 1997, 143 p.

RONDINELLI, Rosely curi. Gerenciamento arquivistico de documentos eletrônicos. 1.ed. Rio de janeiro: FGV, 2002, 160p.

DOLLAR, Charles. Tecnologias da informação digitalizada e pesquisa acadêmica nas ciências sociais e humanas: o papel crucial da arquivologia. Rio de Janeiro, Estudos Históricos, V. 7, n.13, 1994, p.65-79. Disponível em: www.cpdoc.fgv.br . Acesso em: 3 jul 2004

A informática como ferramenta para os arquivos

Dentro do contexto atual da arquivistica é inegável o impacto das novas tecnologias da informação sobre as práticas arquivisticas. Isto ocorre entre outras coisas devido ao grande volume de informações que se produzem e circulam rapidamente, a partir disso “as empresas acompanham este crescimento investindo em tecnologias que auxiliam na produção, coleta, processamento, armazenamento e disseminação das informações” (SANTOS 2003:119)

Um bom exemplo de como a informática vem transformando o gerenciamento arquivistico é a aplicação das tecnologias de ged. Isto ocorre devido a sua utilização no gerenciamento de documentos em formatos tradicionais, digitalizados ou criados em meio digital. Dessa forma promovendo a automatização dos fluxos de trabalho, redução de custos e rapidez de acesso a documentação.

A internet também representa uma ferramenta importante nas práticas arquivisticas e nas pesquisas cientificas. Temos como exemplo o uso do correio eletrônico como meio de difusão de informações, a busca de informações (pesquisas) de interesse para o trabalho arquivistico, a disposição de grandes bancos de dados que remetem a documentos de interesse, entre outros serviços.

Enfim, não se pode negar os ganhos consideráveis provenientes da informática. Entretanto novos problemas e preocupações surgem dessa interferência, por isso é oportuno refletir sobre estes aspectos.

Referências

SANTOS, Flaviane Cezar dos, CHARÃO, Andréa Schwertner, FLORES, Daniel. Análise de produtos para gerenciamento eletrônico de documentos. In: Encontro Nacional de Ciência da Informação, IV, 2003. Salvador, Anais.

Noções básicas de negociação

Habilidades de um negociador

A negociação com o objetivo de fazer com que os clientes indiquem o produto que utilizam para os amigos começa com uma boa relação entre cliente e empresa, também é necessário que o produto a ser negociado atenda de modo satisfatório as expectativas do cliente, pois um cliente satisfeito com o produto naturalmente indicará aos amigos. Além disso, é importante estabelecer uma estratégia para fidelizar o cliente, oferecendo vantagens pra ele e os amigos dele para que ele sinta-se motivado a recomendar o produto em virtude dos benefícios que ele oferece.

Um negociador para ter êxito nas negociações precisa: ter um objetivo ou um plano de metas a serem alcançadas, respeito pelo cliente buscando entender suas motivações e expectativas psicológicas, perspicácia na detecção de problemas ou pontos de ameaça para os negócios, ser criativo e empreendedor para inovar buscando novas alternativas e soluções para o cliente, ter discernimento para decidir sobre o que deve ser focado ou descartado numa negociação, buscar a diplomacia no tratamento dos concorrentes e situações-problema, entre outras.

Portanto, numa negociação é importante saber quem é o cliente, o que ele espera e o que se pretende negociar com ele, é preciso ir preparado pra enfrentar situações adversas e estar sempre focado os melhores resultados possíveis.

 

Características principais de uma negociação

As características principais de uma negociação são: participação de duas partes, existência de um conflito de interesses a ser negociado, o interesse das partes em negociar, apresentação de propostas, avaliação das propostas apresentadas, decisão sobre o que é vantajoso para as duas partes.

Além disso, um negociador deve ter como característica: racionalidade, sociabilidade, metodologia, iniciativa de decisão, comunicação clara, criatividade e empreendedorismo, flexibilidade, estratégias, entre outras.

O importante, a saber, é que numa negociação precisa haver um bom diálogo e que o objeto do negócio seja vantajoso para as duas partes, por isso que toda negociação deve possuir as características citadas para ter eficácia.

 

O que define um comportamento ético de um negociador?

Um comportamento em uma negociação atende aos princípios éticos quando há respeito pelos valores morais do cliente, quando se negocia de forma correta sem infringir nem ofender os princípios morais do individuo. Por isso, que numa negociação é importante conhecer o perfil da outra parte que se pretende realizar a negociação, no intuito de saber os seus hábitos e costumes, sua forma de pensar e agir para tentar se aproximar do comportamento considerado bom pela outra parte.

Motivação e conflito nas organizações

Motivação no trabalho

A possibilidade de motivação sempre existe no trabalho. Entretanto, nem sempre as empresas se preocupam em motivar seus funcionários a serem melhores prestadores de serviço, isto porque muitas acreditam que só a remuneração é suficiente pra conseguir bons resultados do funcionário. Mas estudos na área de gestão de pessoas demonstram que existem outros aspectos que motivam o empregado no trabalho, tais como; boas condições de trabalho, bom relacionamento com o chefe e colegas de trabalho, jornada de trabalho, entre outros. Sendo assim, empresas que tomam iniciativas para melhorar a relação funcionário-empresa tende a motivá-lo a produzir mais e melhor.

 

Conflito nas organizações: Por que as pessoas se desentendem no trabalho?

O conflito pode ser definido como um choque de interesses opostos entre indivíduos ou grupos que tomam posicionamentos contrários sobre um determinado fato, opinião ou situação. As razões que geram conflitos são por vezes emocionais, são estas razões que fazem com que as pessoas se desentendam no trabalho.

O desentendimento no trabalho normalmente é provocado quando: os interesses pessoais de um indivíduo são impedidos por atitudes de outro, quando se tem uma reação emocional ruim diante de um fato que atinge o outro, quando as ações e percepções de um individuo interferem na satisfação de outro individuo, entre outros.

Dessa forma, o que se percebe é que as pessoas criam naturalmente expectativas com relação a satisfação de suas necessidades e interesses e quando percebe que outros indivíduos agem, reagem ou pensam em desacordo com o que se espera, gera-se uma situação desagradável e surge um conflito.

Informatização de Arquivos: usos e benefícios

Tarefas arquivisticas que podem ser realizadas através de softwares específicos;

· Elaboração de planos de classificação

· Sistemas de protocolo(trânsito de documentos gerados e recebidos)

· Elaboração de documentos administrativos e técnicos com recursos gráficos avançados

· O uso do e-mail como meio de difusão de informações

· Buscas de informações(pesquisas) de interesse para o trabalho arquivistico

Uso: Sistema de banco de dados - Gerenciamento de documentos em suportes tradicionais

Objetivo: facilitar o gerenciamento arquivistico de documentos em suportes tradicionais

Benefícios

· Possibilidade de cadastramento e recuperação de dados- indexação

· Localização rápida de documentos

· Tabela de temporalidade eletrônica

Uso: Gerenciamento de documentos digitalizados(scaneados)- “Document imaging” - Documentos convertidos disponíveis em rede intranet ou em outras mídias

Objetivo: agilizar os processos de trabalho

Benefícios

· Possibilidade de salvar documentos em estado de conservação ruim ou péssimo- preservação de documentos essenciais

· Redução no tempo de acesso à documentação

· Automatização dos processos de trabalho- agiliza a distribuição de documentos

Uso: Gerenciamento de documentos criados em meio digital- “Document management” - Documentos gerados eletronicamente

Objetivo: agiliza os processos de negócio e as tomadas de decisão.

Benefícios

· Gerencia e controla a criação, uso, o que esta sendo modificado ou referenciado por outros documentos

· Documentos disponíveis em rede intranet, internet ou em outras mídias

· Disponibiliza os documentos em tempo real para os diversos usuários

Publicações

Nesta página você encontrará dicas de literatura da área, ela lhe servirá de apoio para os seus estudos e pesquisas, será atualizada constantemente com ótimas indicações e novidades.


Repositórios de artigos científicos

1. Arquivística.net
2. Arquivo Nacional - Publicações
3. CPDOC - Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil
4. Scielo
5. IBICT - Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia
6. Revista Ponto de Acesso 

Publicações digitais

1. Noções de Arquivologia - Biblioteca Ministério do Planejamento
2. Sua Profissão: Saiba mais sobre Arquivologia - Jornal A Tarde
3. Princípios Éticos do Arquivista - ABA
4. Código de Ética do Arquivista - CLAE
5. Arquivista - Brasil Profissões

Livros – Arquivologia



Fonte da imagem: Submarino

Informações sobre este livro no texto Indicação de leitura: Livro Arquivologia para Concursos

Prontuário médico ou Prontuário de paciente?

As instituições que prestam serviços de assistência à saúde englobando os hospitais, clínicas, e centros especializados de saúde se utilizam de documentos que servem de auxilio e suporte na assistência à saúde dos indivíduos, dentre eles destaca-se o prontuário de paciente mais comumente conhecido como prontuário médico.

O prontuário de paciente é um documento em forma de dossiê (conjunto de documentos a respeito de um assunto ou individuo), com a finalidade de registrar informações que se refere a todo o processo de tratamento médico e/ou assistência a saúde ao paciente na instituição.

Alguns estudiosos da área de saúde utilizam a expressão “prontuário médico” ao se referir ao conjunto de documentos que formam um dossiê a respeito da trajetória clinica de um paciente numa instituição de saúde. Sobre isto o Conselho Federal de Medicina (CFM), define prontuário médico na sua resolução nº 1.638 / 2002:

o documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, gerados a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo

Nesta perspectiva, pode-se conceber o “prontuário médico” como prontuário de paciente, já que o atendimento e o registro das informações são centrados no paciente, dando um caráter mais individualizado ao registro do tratamento ou assistência fornecida.

O prontuário nas instituições de saúde tem um papel fundamental na atividade – fim; servindo de apoio ao processo de atenção à saúde, registro legal das ações médicas, apoiando o ensino e a pesquisa e o gerenciamento dos custos da assistência prestada, entre outros. Dessa forma, o prontuário é importante para o paciente, para o hospital, para a equipe de saúde, e para o ensino e a pesquisa na área de saúde, contribuindo para o sucesso no atendimento médico e também com o desenvolvimento da ciência.