Hoje falaremos sobre documento orgânico e que nada mais é do que a organicidade de um documento de arquivo, para entender este tema é necessário ler antes o post "O que é um documento de arquivo?" pois são termos que estão interligados.
Organismo e documento orgânico
Para a arquivologia, o termo organismo é conhecido como uma empresa, organização, instituição, ou empresa jurídica. Mas (ROSSEAU, 1998) assim define:
“Organismo- é o conjunto de pessoas que tem como finalidade a realização de objetivos comuns ligados a uma mesma missão, que esta seja pública ou privada, e que pode ser considerada pessoa moral”
O referido autor ainda define a informação orgânica;
“Informação orgânica é a que foi elaborada, expedida ou recebida no âmbito da missão de um organismo” (ROSSEAU, 1998)
Sabemos que toda empresa produz informações, estas podem estar registradas em vários suportes e tipos de documentos. Porém, as informações geradas e recebidas devem contribuir para o cumprimento da missão da empresa, que é o objetivo principal do seu negócio. Por isso que, para um documento ser orgânico ele precisa ter no seu conteúdo informação orgânica.
A organicidade no documento de arquivo
Para identificar a organicidade no documento de arquivo, é necessário antes compreender o seu significado e importância. Com esse objetivo, trouxemos a definição de (BELLOTO, 2005), que qualifica o termo da seguinte forma;
“Organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funções e atividades da entidade produtora, acumuladora em suas relações internas e externas”
Isto nos faz entender que a organicidade é o resultado das ações administrativas desenvolvidas no organismo que refletem a sua estrutura, função e atividades nos seus documentos.
Sob esse ponto de vista, podemos citar duas situações; uma em que a organicidade está presente e outra em que não está.
Na primeira situação, temos uma fábrica de chocolate, que possui no seu acervo os seguintes documentos; dossiê de empregado, balancete anual de 2005, relatório técnico de operação. Através da análise destes documentos e conhecendo um pouco da estrutura organizacional da empresa, podemos estabelecer as seguintes relações;
Documentos | Setor responsável | Classificação adotada |
Dossiê de empregado | Recursos humanos | RH- 0001 |
Balancete anual de 2005 | financeiro | FIN- 0002 |
Relatório técnico de operação | Gerência técnica | GETEC – 0003 |
Através destas relações, podemos deduzir sobre esses documentos as seguintes informações;
- Foram gerados a partir de atividades internas e externas da fábrica
- Refletem a estrutura funcional da fábrica
- Contém informações úteis a administração da empresa
- É possível estabelecer uma classificação compatível com sua estrutura funcional, entre outros.
Na segunda situação, temos uma loja de suprimentos de informática, contendo no seu acervo os seguintes documentos; cópias de leis sobre transporte, artigo médicos de oftalmologia, certificado de curso de culinária. Neste caso, não há caráter orgânico, pois não é possível estabelecer relações coerentes. Os documentos encontrados são incompatíveis com o negócio da loja, não refletem a estrutura funcional da empresa, não foram gerados a partir das atividades internas e externas da empresa, não contém informações úteis ao negócio e não é possível estabelecer métodos de classificação condizente com a estrutura da loja. Tudo leva a crer nesse caso, que estes documentos não são documentos de arquivo da loja e, portanto não devem ser incorporados ao seu acervo.
Portanto, para saber se um documento é orgânico, ou seja, para que seja verificada a sua organicidade enquanto documento de arquivo, é necessário fazer essa vinculação do documento com a estrutura da empresa e suas atividades, se o documento reflete essa estrutura ele é orgânico, se não refletir não é orgânico.
Acho que agora ficou mais claro, no próximo post falaremos de UNICIDADE, a partir daí você entenderá a ligação existente entre documento de arquivo, organicidade e unicidade, aguardem!
Fontes de pesquisa:
Fontes de pesquisa:
- Fundamentos da Disciplina Arquivística - Jean Yves Rousseau
- Arquivos Permanentes: Tratamento Documental - Heloísa Belloto
Rosseau, quando diz que informação orgânica é aquela que foi elaborada, recebida ou expedida por uma organização no âmbito de sua missão, faz soar como algo finalístico.
ResponderExcluirSabemos que as informações/documentos de recursos humanos não são finalísticos. Mas, no contexto de empresa/organização, deixa de ser orgânico? Eis a dúvida.
É importante destacar Paes(2007) "... Dentre as três características básicas que os arquivos tem, há o caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. Joseane Oliveira (Arquivista da UFS)
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