Muitos profissionais de arquivo hoje lidam com a pressão de outros funcionários e até chefias para adotar a digitalização de documentos como forma de eliminar os documentos da instituição, Já cheguei a ouvir de um dirigente “Não precisamos de arquivista, em breve teremos um projeto de digitalização e jogaremos todos os papéis fora”, creio que muitas pessoas leigas no assunto ainda pensam como ele e cabe a nós arquivistas refletir melhor sobre o assunto para que ideias como essa não tenham vez na administração.
Antes de decidir pela digitalização devemos:
1. Procurar saber da real necessidade arquivistica
2. Condições técnicas: equipamentos e recursos humanos
3. Recursos financeiros disponíveis
Recentemente li uma reportagem sobre processo de informatização dos processos judiciais que nos traz uma informação bem interessante:
A digitalização apenas muda o suporte do processo, mas os ritos continuam são os mesmos. “O ganho obtido com a supressão de determinadas tarefas burocráticas em função da digitalização acaba sendo anulado pela criação de novas tarefas, como o escaneamento de peças processuais” (Leia mais aqui)
Isso derruba o mito de que só digitalizando os papéis é suficiente para agilizar os processos de trabalho, sabemos que há ganhos sim, mas essa não é a única solução para resolver o problema do acumulo de papéis, muitas vezes precisamos implementar novas rotinas de trabalho e uma nova gestão de documentos, a digitalização pode servir portanto de apoio nesse processo todo
É por isso que uma análise cuidadosa do arquivista ajudará a tomar uma melhor decisão sobre o assunto, isso evita que a proposta seja interrompida trazendo prejuízos para a administração.
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As utopias tecnológicas dentro das empresas são assim. Sempre acreditam que um novo software irá mudar para melhor... Mas não é bem assim.
ResponderExcluirDigitalizar gera vultosos custo de TI (manutenção e migração), certificação digital (quando necessário) e, bom.... não altera muito os fluxos dos processos de trabalho...
Um trabalho de digitalização deve vir acompanhando do desenho, análise e redesenho dos fluxos dos processos/atividades... Aí sim resultará em algo que não será somente uma mudança de suporte.