Informatização de Arquivos: usos e benefícios

Tarefas arquivisticas que podem ser realizadas através de softwares específicos;

· Elaboração de planos de classificação

· Sistemas de protocolo(trânsito de documentos gerados e recebidos)

· Elaboração de documentos administrativos e técnicos com recursos gráficos avançados

· O uso do e-mail como meio de difusão de informações

· Buscas de informações(pesquisas) de interesse para o trabalho arquivistico

Uso: Sistema de banco de dados - Gerenciamento de documentos em suportes tradicionais

Objetivo: facilitar o gerenciamento arquivistico de documentos em suportes tradicionais

Benefícios

· Possibilidade de cadastramento e recuperação de dados- indexação

· Localização rápida de documentos

· Tabela de temporalidade eletrônica

Uso: Gerenciamento de documentos digitalizados(scaneados)- “Document imaging” - Documentos convertidos disponíveis em rede intranet ou em outras mídias

Objetivo: agilizar os processos de trabalho

Benefícios

· Possibilidade de salvar documentos em estado de conservação ruim ou péssimo- preservação de documentos essenciais

· Redução no tempo de acesso à documentação

· Automatização dos processos de trabalho- agiliza a distribuição de documentos

Uso: Gerenciamento de documentos criados em meio digital- “Document management” - Documentos gerados eletronicamente

Objetivo: agiliza os processos de negócio e as tomadas de decisão.

Benefícios

· Gerencia e controla a criação, uso, o que esta sendo modificado ou referenciado por outros documentos

· Documentos disponíveis em rede intranet, internet ou em outras mídias

· Disponibiliza os documentos em tempo real para os diversos usuários