Destinação de Documentos: Aspectos a considerar

Conforme abordamos no texto Destinação de documentos: Definição e tipos, existe dois caminhos para a destinação de documentos: 1. Recolhimento para o arquivo permanente ou 2. Eliminação, mas para saber o destino correto de cada documento é necessário observar alguns aspectos, é sobre isso que iremos tratar neste texto.

1. Recolhimento para o arquivo permanente


►Estabelecimento de prazos descritos na TTD para recolhimento.
►Relação de documentos a serem recolhidos.
►Modo de acondicionamento dos documentos.
►Determinar setor ou instituição que receberá os documentos e será responsável pelos mesmos.

►Modo de recuperação da informação armazenada.
►Aplicação ou não de tecnologias para a preservação das informações.

2. Eliminação de documentos

►Ausência de valor
►Listagem de documentos a serem eliminados
►Edital de ciência de eliminação de documentos- tornar público o ato de eliminação
►Termo de eliminação de documentos- documento assinado autorizando a eliminação e informações sobre o descarte.
►formas de descarte:
_ Pode ser feita por corte, trituração, incineração e maceração;
_ Venda para empresas de reciclagem.

Fontes de pesquisa:

• Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná
• Resolução 14, 24 out. 2001(CONARQ)
• Dicionário de terminologia arquivística- Instituto de Biblioteca Nacional e do Livro