No centro das discussões acerca da preservação de documentos, vem à tona a conservação como se fosse um termo sinônimo ou equivalente a preservação. No entanto, muitos estudiosos da área acreditam que preservação documental se distingue de conservação, embora seja possível afirmar que existem inter-relações entre elas. Dessa forma, é importante a priori, estabelecer a definição destes termos a fim de abordar o assunto de forma mais apropriada.
Sobre este tema a Organização das Nações Unidas para a Educação, Ciência e Cultura (UNESCO), no seu documento “Memória Del Mundo – directrizes para la salvaguardia Del patrimônio documental”, afirma:
“Preservação é a soma das medidas necessárias para garantir a acessibilidade permanente – para sempre – do patrimônio documental.”
Ainda neste documento, sobre conservação diz que:
“Conservação é o conjunto de medidas específicas que visam evitar uma deterioração posterior do documento original e que requerem uma intervenção técnica mínina.”
Com base nestes conceitos apresentados, entende-se que o foco da preservação é bem maior, no qual se propõe ações globais e específicas em torno da: integridade do documento e da informação bem como do acesso a eles. Neste contexto, a conservação se insere dentro das ações especificas da preservação contribuindo para evitar e combater a deterioração dos documentos.
Preservação → Medidas globais → foco no acervo
↓
Conservação → Medidas específicas → foco no documento
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